En soumettant votre proposition de communication vous acceptez les modalités et conditions suivantes.

Les équipes, les présentations et/ou les propositions qui ne suivent pas les modalités et les conditions suivantes peuvent être rejetées ou enlevées du programme en tout temps, suite à une décision par le Comité scientifique de planification du Forum.

Admissibilité des présentateur·rice·s

Pour garantir que l’ICRSMV maintienne les normes les plus élevées en matière de contenu scientifique, le Comité scientifique de planification du Forum s’efforce d’assurer que la conférence soit accréditée par le Collège des médecins de famille du Canada, conformément aux normes de certification Mainpro+. Veuillez lire attentivement avant de soumettre votre proposition. Prière de noter que les représentant·e·s de l’industrie des soins de santé/pharmaceutique (ISS) ayant des intérêts commerciaux ainsi que les commanditaires de la conférence ne peuvent pas être présentateur·rice·s. Chaque soumission doit être accompagnée d’un formulaire de conflit d’intérêts qui sera examiné par le Comité scientifique de planification du Forum et pourrait également être soumis à un comité d’accréditation externe pour approbation finale. Si vous avez un doute, veuillez soumettre votre proposition ; l’équipe de l’ICRSMV vous contactera en cas de questions ou de préoccupations.

Critères d'éligibilité

1. les propositions de communication qui sont d’intérêt national et international;
2. les propositions de communication qui sont :
   • recherche complétée;
   • recherche en cours;
   • recherche émergente; et
   • évaluation de programme ou d’intervention.

La priorité sera accordée aux propositions présentant le plus grand potentiel d’impact sur les militaires, les vétéran·e·s, les autres populations concernées et leurs proches.

Les propositions de communication présentées précédemment lors d'un Forum ICRSMV ne seront pas acceptées.

Conditions et directives de soumission

1. Un maximum de deux soumissions par personne sera accepté. Chaque individu peut par ailleurs être inclus comme co-auteur sur d’autres soumissions.
2. Votre proposition de communication doit être soumise avant mardi le 14 avril à 13h00 (HE). Après cette date, la soumission ne pourra pas être modifiée.
3. Toutes les propositions doivent être soumises en utilisant le profil de la personne qui présentera la recherche au Forum ICRSMV et en suivant le processus de soumission en ligne. Les propositions qui ne sont pas soumises en utilisant le portail de soumission en ligne ou sous le profil du présentateur·trice ne seront pas acceptées.
4. Les auteur·e·s qui soumettent une proposition de communication doivent compléter le formulaire de Divulgation de conflit d'intérêt avant de soumettre leur proposition.
5. Les auteur·e·s qui soumettent une proposition de communication doivent soumettre leurs objectifs d’apprentissage pour chaque présentation. Si la proposition est approuvée pour présentation, les objectifs d’apprentissage seront affichés dans l’agenda du Forum en ligne.
6. Les auteur·e·s sont responsables d’obtenir les droits d’auteurs pour les graphiques et les images utilisés dans leur présentation. En présentant à la conférence, l’ICRSMV s’attend à ce que les présentateur·rice·s obtiennent tous les droits d'auteur ou autres droits de propriété intellectuelle nécessaire.
7. Les propositions qui utilisent des sujets humains doivent avoir eu l’approbation éthique universitaire ou encore, lorsqu’approprié, du Conseil d’examen de la recherche en sciences sociales (CERSS) :https://bit.ly/3pbfT99
8. Si la demande pour un certificat d’éthique a été soumise mais la réponse n’a pas encore été obtenue, la proposition peut quand même être soumise avec une note informant le Comité scientifique de planification du Forum que le processus est en cours. Cependant, si la proposition est acceptée pour présentation, le certificat d’éthique doit être fourni au Comité scientifique de planification du Forum avant le 15 juillet.
9. Comme pour les recherches portant sur des sujets humains, les recherches portant sur des animaux doivent suivre les lignes directrices et/ou la certification des Centres nationaux et internationaux des Trois R : https://ccac.ca/fr/trois-r-et-ethique/centres-nationaux-et-internationaux-des-trois-r.html
10. Afin de maximiser l’impact de la recherche, l’ICRSMV encourage les chercheur·se·s à adopter la méthode d'analyse ACS Plus. cihr-irsc.gc.ca/f/50968.html
11. Les propositions de recherche destinées au grand public doivent démontrer comment la recherche bénéficie directement aux militaires, aux vétéran·e·s, aux autres populations connexes et à leurs proches.
12. Votre proposition de communication doit être une œuvre originale.
13. Votre proposition de communication doit être approuvée par tous les auteur·e·s.

Format de la proposition de communication

1. Votre proposition de communication doit contenir moins de 400 mots.
2. Les auteur·e·s qui soumettent une proposition de communication du type “Recherche” doivent suivre le format suivant: introduction; méthode; résultats; conclusions.
3. Les auteur·e·s qui soumettent une proposition de communication du type “Évaluation de programme ou d’intervention” doivent suivre le format suivant: description de l’évaluation de programme ou d’intervention, méthodes d’évaluation, résultats, conclusions.

Délégations du compte

En délégant l'accès à votre compte en ligne de l’ICRSMV, vous donnez la permission aux personnes nommées de :

1. préparer et soumettre vos propositions de communication pour l’année en cours; et
2. mettre à jour et/ou modifier vos propositions de communication pour l’année en cours.

Révision de la soumission

Les propositions dont le contenu est peu clair, mal rédigé ou non conforme ne seront pas acceptées ni prises en considération pour évaluation par le Collège d’examen par les pairs de l’ICRSMV.

L’évaluation par le collège d’évaluation par les pairs de l’ICRSMV

Toutes les propositions retenues par le Comité scientifique de planification du Forum seront évaluées à double contrôle par le Collège d’examen par les pairs de l’ICRSMV.

Vous pouvez choisir parmi les types de présentations suivants, mais les évaluateur·trice·s et/ou le Comité scientifique de planification du Forum prendra la décision finale.

• au podium;
• par affiche; ou
• symposium (un symposium doit compter de 3 à 6 présentations, y compris la discussion.)

Les propositions de recherche seront évaluées selon les critères ci-dessous.

1. La pertinence de la proposition par rapport au sujet choisi.
2. La pertinence de la proposition envers les militaires, les vétéran·e·s, les autres populations pertinentes et/ou leurs proches.
3. Des bases conceptuelles solides.
4. La méthode de recherche appropriée, dépendant du type d’étude, incluant le recrutement, l’échantillonnage, la collection des données, les résultats et la base théorique.
5. Une analyse des résultats appropriés avec les considérations suivantes :
   • l’application d’une méthodologie qualitative;
   • le contrôle du biais, la chance et la confusion;
   • l’utilisation de critères de causalité;
   • la qualité et la quantité de l’évidence;
   • l’évaluation de la qualité de l’évidence et de certaines conclusions;
   • dérivation des conclusions des données; et
   • les critères d’évaluations pour les recherches en sciences humaines.
6. La proposition doit être d'intérêt national ou international.

Les propositions de recherche d’évaluation de programme ou d’intervention seront évaluées selon les critères ci-dessous :

1. La pertinence de la proposition par rapport aux militaires, vétéran·e·s, les autres populations pertinentes et/ou leurs proches;
2. Des bases conceptuelles solides;
3. Une description juste du programme ou de l’intervention;
4. Une méthodologie d’évaluation appropriée et l’analyse des facteurs considérés comme l’évidence des nécessités, l’efficacité, la sécurité, la durabilité des conclusions, la fidélité, le niveau de réplication, la pertinence culturelle, la dotation, la disponibilité des barrières ou des facilitateurs et l’impact ou de coût de l’évaluation; et
5. La proposition doit être d'intérêt national.

L'évaluation des symposiums :

1. Les évaluations des symposiums suivront les mêmes critères utilisés pour les propositions d’évaluation de la recherche et des programmes/interventions;
2. Les présentations du symposium doivent inclure des études individuelles sur un sujet connexe;
3. Les présentations du symposium ne doivent pas inclure plusieurs présentations portant sur une seule et même étude;
4. Les propositions du symposium sont principalement évaluées dans leur ensemble afin de garantir que le symposium est pertinent et de haute qualité. Si des propositions à l’intérieur du symposium sont rejetées, les propositions restantes sont évaluées sur leur mérite propre et peuvent être approuvées pour une présentation individuelle;
5. Ces propositions individuelles peuvent être approuvées pour une affiche ou une présentation orale et seront regroupées avec d’autres présentations du même type ou thème dans l’agenda; et
6. La personne responsable du symposium et celle qui sera la personne discutante est responsable de communiquer avec chaque participant·e du symposium afin de s’assurer que toutes les propositions sont soumises correctement et dans les délais.

Invitation, acceptation et inscription

1. Les invitations seront envoyées par courrier électronique d'ici la fin du mois de juin.
2. Toute personne présentant au Forum doit être inscrite comme délégué·e pour la durée complète de la conférence.
3. Les acceptations doivent être reçues par le comité d’organisation du Forum de l’ICRSMV avant le 15 juillet; les présentateur·rice·s devront être inscrit·e·s au Forum avant cette date.
4. Si votre présentation est acceptée, vous serez responsable pour vos propres frais de déplacement, d’hébergement et d’inscription au Forum ICRSMV.

Présentations acceptées

1. Seul un·e des auteur·e·s nommé·e·s sur la proposition de communication aura le droit de présenter. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, une demande pour un·e deuxième présentateur·trice peut être accordée par le Comité scientifique de planification du Forum. Les demandes pour une personne supplémentaire doivent être effectuées avant le 15 juillet, en envoyant un courriel à michelle.daigle@queensu.ca, avec les détails de la raison pour laquelle un deuxième présentateur·trice est nécessaire. Si la demande est prise en considération, la ou le deuxième présentateur·trice doit remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts.
2. Le ou la présentateur·trice doit être un·e auteur·e nommé·e dans la proposition de communication et doit démontrer la capacité de discuter du projet de recherche en détail.
3. Si une personne non autorisée se présente au podium ou à l’affiche lors de la présentation, la présentation pourrait être interrompue et cette personne sera priée de quitter le podium ou l’affiche.
4. Les personnes qui donneront une présentation sur un sujet autre que le sujet soumis dans la proposition de communication perdra le droit de participer aux Forums futurs pendant 5 ans.
5. Toutes les présentations (par affiches (fiche digitale) et/ou aux podiums (fiche de diapositives)) doivent être reçues par le comité de la planification scientifique avant le 29 septembre.
6. Le ou la présentateur·trice est responsable de faire les copies nécessaires pour les documents qu’il ou elle aimerait distribuer lors de la présentation.
7. La présentation ne devra pas être plus longue que 15 minutes et chaque Le ou la présentateur·trice aura une période de 5 minutes pour les questions.
8. Si votre présentation inclut un diaporama, un maximum de 12 diapositives pour le contenu principal est recommandé.
9. Le diaporama doit inclure les diapositives de déclaration de conflit d'intérêt fournie par l’ICRSMV/Collège des médecins de famille du Canada/Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.
10. Toutes les présentations doivent inclure une diapositive présentant les objectifs d’apprentissage, conformes à ceux soumis dans la proposition.
11. Les présentateur·trice·s doivent être disponibles pour offrir leur présentation pendant toute la durée du Forum.
12. Le ou la présentateur·trice devra informer michelle.daigle@queensu.ca aussitôt que possible, s’il ou elle est dans l'impossibilité de faire sa présentation, si le ou la présentateur·trice a changé ou s'il y a des changements dans l'ordre des présentations (pour les symposiums). Toutes les demandes de modification des présentations faites après le 1er septembre ne paraîtront pas dans le programme imprimé du Forum.

Publication et permissions

1. En acceptant l’invitation d’être présentateur·trice au Forum, cette personne accepte que leur nom, leur désignation universitaire et leur affiliation soient imprimés dans le programme du Forum qui sera affiché sur les sites de l’ICRSMV et du Forum ICRSMV. Des copies imprimées seront disponibles lors de l’événement.
2. En acceptant l’invitation à présenter, la personne responsable de la présentation donne son accord pour que son nom, sa désignation et son affiliation soient inclus dans l’application (« l’appli ») du Forum ICRSMV.
3. En acceptant l’invitation d’être présentateur au Forum, vous acceptez que l’ICRSMV publie votre proposition de communication dans le supplément des résumés qui sera affiché en ligne. C’est la responsabilité de l’auteur·e principal de recueillir l’approbation de tous les auteur·e·s.
4. Les auteur·e·s ou co-auteur·e·s qui ne souhaitent pas que leur proposition soit publiée dans le supplément en ligne des propositions doivent en informer michelle.daigle@queensu.ca avant le 1er septembre.

Conformément aux exigences des programmes de développement professionnel continu, la divulgation des conflits d’intérêts est la suivante :

1. Tous les présentateur·trice·s et membres du comité de planification doivent déclarer et divulguer toute relation financière ou contribution en nature (sans se limiter à celles qui s’appliquent au sujet dont il est question) qui a eu lieu ou leur a été offerte au cours des deux dernières années, y compris la présentation en cause.
2. Il incombe aux présentateur·trice·s de veiller à ce que leurs présentations (et les recommandations éventuelles) soient équilibrées et qu’elles reflètent les publications scientifiques les plus récentes. Tout usage de produits ou de services utilisés hors indication doit être divulgué pendant la présentation.
3. Les présentateur·trice·s doivent faire une déclaration verbale et afficher une déclaration écrite au début de leurs présentations.
4. Toute personne qui omet de divulguer ses relations comme il est exigé, peut amener le comité de planification du Forum à retirer ou à remplacer la personne qui présente.

Recherche d’entreprises commerciales

Le comité de planification scientifique du Forum vise à faire certifiée la conférence comme programme de Développement professionnel continu (DPC), donc les lignes directrices suivantes du Collège des médecins de famille du Canada et le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, doivent être respectées.

1. Les représentant·e·s d’entreprises commerciales – y compris, mais sans s’y limiter, les compagnies pharmaceutiques, biotechnologiques et d’équipement médical – pourraient ne pas être enseignant·e ou présentateur·trice, sauf s’ils font la démonstration d’un produit ou d’un dispositif et uniquement si cette démonstration ne peut être faite par un médecin ou un autre professionnel de la santé qui n’est pas associé à l’entreprise commerciale.
2. Les représentant·e·s s d’intérêts commerciaux (p. ex., compagnies pharmaceutiques, compagnies d’équipement médical, etc.) ne peuvent assumer le rôle d’animateur de groupe, de conférencier et/ou de formateur lors de la présentation de programmes certifiés Mainpro+. La seule exception est lorsque la démonstration d’un produit ou d’un dispositif fait partie intégrante de l’activité éducative et qu’aucun médecin ou autre professionnel de la santé n’est qualifié pour procéder à la démonstration. Ce type de participation doit être approuvé et justifié par le Comité scientifique de planification du Forum et souligné dans la demande certification initiale; il ne peut en aucune façon être lié à la promotion ou à la vente du produit ou de l’équipement.
3. Les représentant·e·s de l’industrie (compagnie pharmaceutique/de biotechnologie) peuvent participer aux programmes de DPC certifiés offerts en salle à titre de membres non-contributeurs aux discussions afin d’offrir un soutien logistique, p. ex., aider à la procédure d’inscription, disposer l’équipement audiovisuel, assigner les places, distribuer les certificats de présence.
4. Ils peuvent assister à un programme agréé offert en salle uniquement si le Comité scientifique de planification du Forum y consent et seulement s’il reste des places, de préférence à l’arrière de la salle. Ils ne peuvent pas porter d’identificateurs commerciaux (p. ex., logos d’entreprise).
5. Les présentations d’entreprises commerciales peuvent être considérées pour les activités pré-conférences.

Prix

Forum ICRSMV offre une variété de prix lors du Forum pour reconnaître les chercheur·e·s ou les équipes qui démontrent une contribution significative dans le domaine de la santé militaires, vétéran·e·s, les autres populations pertinentes et/ou leurs proches. Les propositions seront retenues pour les prix dépendant de leur sujet de recherche. Les auteur·e·s des présentations éligibles seront informé·e·s de la nomination pour accepter la nomination.

Les lauréat·e·s des prix sont sélectionné·e·s par un comité de sélection suivant des critères de sélection prédéterminés dépendant du prix en question. Une description complète des prix sera fournie sur le site de l’ICRSMV et peut changer d’année en année

Politique anti-harcèlement

Le Forum ICRSMV offre aux participant·e·s , ainsi qu’aux travailleur·euse s, un environnement exempt de harcèlement lors de toutes les activités. Toute personne qui commet des actes de harcèlement pourra se voir sanctionnée ou expulsée sans remboursement à la discrétion du Comité scientifique de planification du Forum.
https://www.queensu.ca/secretariat/harassment-and-discrimination-prevention-and-response-policy

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Je confirme avoir lu, avoir pleinement compris et être en accord avec les modalités et les conditions. Je reconnais le fait que l’inobservation des modalités et des conditions pourrait engendrer la suppression de la présentation au Forum.